⑧ワードの差込印刷
ワードで作った文章を印刷することは良くあることです。
昨今は、オフィスや家庭でも格安で高性能な印刷機器が花盛りですからね。
まず、挿し込み印刷についてです。
挿し込み印刷とは、ワードで作成した文書の指定した箇所に、別の文書にあるデータを差し込んで印刷することを言います。
たとえば顧客へ向けて、一度に案内を出したいときなど、○○様へという、個々の部分については、異なった名前となります。
しかし、これを１件１件入力していたのでは、印刷にたいへん手間がかかります。
しかしそんな時、挿し込み印刷ならば、別に用意した名前表や住所録を使って、一気に名前を挿し替えながら印刷ができるのです。
例えば、文面作成と同時に、挿し込み用のデータファイルを作成する場合は、すべてワードだけで作業できます。
まず、文面を作成します。
次に差し込み用のデータを作成。
そして、差し込みデータの確認・印刷という流れになります。
しかし、この場合は、名前・住所などの住所録データに限ります。
顧客管理のための番号や、その他のデータなどを入れたいときには、あらかじめデータ用ファイルの作成が必要となります。
データファイルとして利用できるのは、ワード、エクセル、アクセスのデータベース、Windows標準のアドレス帳、拡張子が「.txt」のテキストファイルです。
初めて挿し込み印刷をする場合などは、「挿し込み印刷」作業ウィンドウを使うと、ウィンドウの指示に従って進めることができるので、便利です。
WEB上では、このような操作について詳しく説明をしてくれるサイトも存在します。
自分で、開いて調べることが、能率のあがる仕事につながるでしょう。
超軽い誰でも知ってる内容だったと思います。
でも、これって意外に知らない方もいるので、敢えて書き加えることにしました。
PCとソフト、外部メディア、外部機器などは、上手く統合して扱うと、とても便利に動作して仕事を軽減してくれます。
そのひとつが、挿し込み印刷なのです。
誰でも知ってそうで、意外と知られていないワードの挿し込みについてでした。
